01. Comprendre l’intérêt des processus en entreprise

Tout d’abord pour mettre en place un process il faudra déterminer l’ensemble des différents acteurs du dispositif. C’est-à-dire dresser la liste d’étapes, d’actions, d’acteurs mis en relation pour atteindre un objectif comme la création d’un produit / service, la gestion d’un projet ou la gestion quotidienne d’une entreprise.

Pour ce faire, prenez exemple sur un produit ou service de votre entreprise : retracez l’ensemble de la chaîne de création de valeur, depuis vos fournisseurs jusqu’à la mise à la disposition du client.

Voici quelques étapes à prendre en compte pour la mise en place de process optimisés dans votre entreprise :

• Mobiliser et faire comprendre à votre équipe la problématique nécessitant d’être optimisée
• Organiser une rencontre avec votre équipe et imaginer des solutions possibles
• Evaluer les idées et décider de la solution à apporter
• Imposer une date de fin pour donner un objectif et analyser les résultats
• Documenter étape par étape la procédure
• Comprendre et étudier les résultats
• Déployer la solution mise en place ou renouveler l’expérience pour tester une nouvelle solution

Ce travail vous permettra de mettre en lumière et ainsi d’analyser des interrelations au sein de votre structure. Vous pourrez alors déployer les efforts en ressources humaines et techniques pour augmenter votre productivité.

Quelque soit votre secteur d’activité, lorsque vous avez un projet à gérer, il est important de définir le rôle et la responsabilité des acteurs mobilisés. Sans ce travail, vous n’aurez pas de visibilité sur les rôles et responsabilités de chacun, et votre projet risque de connaître un échec avant même d’avoir été déployé opérationnellement.

Il existe alors une méthode intitulée RACI, qui vous permettra de diviser et contrôler les rôles des différentes parties prenantes :

• Responsible : qui réalise l’action ?
• Accountable : qui supervise, il fait le lien avec la hiérarchie ?
• Consulted : Qui peut conseiller ?
• Informed : Qui doit être informé ?

Lorsque vous mettez en place de nouvelles manières de travailler dans votre organisation, de nouveaux process, vous devez encore prendre le temps de les analyser et de les remettre en question si nécessaire. En effet, lorsque l’on s’essaye à l’optimisation de sa productivité, on y prend goût et l’on est vite tenté d’y revenir pour s’améliorer encore.

Vous découvrirez très vite les différentes vertus que vont vous apporter les outils et principes que vous mettrez en place. Mais pour que cela fonctionne, vous devrez regarder rétrospectivement ce qui a été réalisé grâce à ces nouvelles pratiques pour en analyser les résultats.

Vous pourrez alors vous poser les questions suivantes :

• Avons-nous gagner du temps sur nos tâches ? Si oui, est-ce que ce temps est mesurable ?
• Existe-t-il des endroits de friction sur lesquels nous ressentons des problématiques ?
• Si oui, quelle serait la solution idéale pour résoudre ces problèmes ?
• Comment pourrai-je encore améliorer le process mis en place ?
• Existe-t-il des outils pour satisfaire ce besoin ?

L’ensemble de ces questions vous permettra de rentrer dans une logique d’amélioration continue. En vous les posant régulièrement, vous serez assuré de toujours travailler dans les meilleures conditions, de pouvoir faire face aux difficultés et de pouvoir développer votre activité de manière pérenne.