02. La technologie au cœur des process internes

Utiliser la technologie pour optimiser son organisation.

Chaque partie de votre organisation interne possède ses propres besoins et particularités. Mais Internet n'est pas arrivé seul : dans son sillage, de nombreux outils technologiques sont apparus pour vous permettre de gagner du temps et de l'efficacité.

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RESSOURCES COMPLÉMENTAIRES 

Contenu du cours 

Les objectifs

Les entreprises les plus performantes sont les plus productives, et le secret réside en leur capacité à mobiliser correctement les énergies humaines et les compétences dont elles disposent.

Les outils technologiques qui sont à votre disposition aujourd’hui proposent des fonctionnalités dont vous pouvez tirer des avantages :

  • Fluidifier votre relation client & augmenter vos ventes
  • Valider continuellement votre positionnement sur le marché
  • Optimiser la gestion de vos projets et la communication entre vos collaborateurs
  • Gérer les ressources que vous avez à disposition
  • Définir un plan d’action réaliste dans le temps
  • Minimiser le risque d’échec

Gérer vos projets

Lorsque vous avez à manager un projet, qu’il soit interne ou externe, vous devez faire en sorte de mettre toutes les chances de votre côté pour le réussir du mieux possible. Cela passe par une bonne planification des tâches, un suivi opérationnel, une séparation des missions entre chaque partie prenante et des points réguliers.

Pour faciliter la gestion de l’ensemble de ces tâches, vous pouvez utiliser des outils comme :

  • Planner de Microsoft : permet d’assigner des tâches, des dates de rendu, de joindre des fichiers, de prioriser et de hiérarchiser les différentes missions. Planner est inclut dans les suites Microsoft 365 Business Standard, mais l’offre Microsoft évolue beaucoup. Veillez donc à bien vous renseigner sur le contenu de votre abonnement.
    Nous conseillons Planner aux entreprises qui souhaitent évoluer dans l’écosystème Microsoft 365 car le logiciel communiquera parfaitement avec vos autres outils : Teams, outlook & Office 365 par exemple.
  • Trello : basé sur la méthode de gestion de projet dite AGILE, Trello est une dématérialisation des post-it que vous avez sur votre bureau. Puissant et ludique, il accompagne beaucoup de TPE et PME.

Planner dispose d’une version d’essai gratuite, puis bascule sur un abonnement.
Trello met à disposition une version « light » gratuite à vie, qui suffira à beaucoup d’entre vous.

La communication dans vos projets

La communication est la clé d’une bonne harmonisation des échanges au sein d’une équipe, et trop de projets ne voient jamais le jour par manque de communication entre les différentes parties prenantes.

Internet a amené un nombre incroyable de solutions pour permettre aux gens de communiquer entre eux, et parmi ces solutions, certaines sont particulièrement utiles en entreprise :

  • Slack : Système de messagerie instantanée, dans laquelle vous pouvez créer différentes discussions par thématiques
  • Microsoft Teams : Les mêmes fonctionnalités que Slack, avec en plus une connexion harmonisée avec l’ensemble des outils Microsoft Office

Lorsque vous aurez installé un outil de ce genre pour vos équipes et/ou vos clients, vous verrez vos communications devenir plus fluides et efficaces. Mais pour réussir, vous devez vous imposer certaines règles :

  • Respecter une structuration définie des différentes conversations (par thématique, par pôle, par projet, etc)
  • Créer des espaces internes, et des espaces pour vos projets
  • Réserver un espace de discussions pour légères et divertissantes
  • Modérer les échanges qui s’éloignent du sujet de la conversation
  • Établir une charte de la communication entre les utilisateurs de la plateforme

La gestion des stocks

De nombreux outils existent pour vous permettre de gérer au mieux vos stocks, notamment sur 2 aspects :

  • La quantité de stock pour éviter les pertes
  • Les délais de réapprovisionnement

Il existe notamment Monstock, solution permettant une gestion des stocks quelque soit le secteur d’activité, et notamment sur la vente en ligne si vous en pratiquez.

Sélectionner un outil technologique pour gérer votre stock ne se fera pas sans vous poser au préalable les bonnes questions :

  • De quelle fonctionnalité avez-vous besoin ? (gestion des stocks, des achats, des ventes par exemple)
  • Quel type de logiciel ? (Solution avec abonnement, ou logiciel libre mais nécessitant des compétences techniques)
  • Quelle intégration prévoir ? (dans votre système de comptabilité, e-commerce par exemple)

Vous pouvez consulter la grille des tarifs de cette solution : ici

« Dans le passé, pour vivre dans des sociétés d’une complexité croissante, il nous fallait accroître notre humanité, maintenant, il nous suffit d’accroître la technologie. »

Edward Bond, théroricen

Ressources complémentaires

01

Fiche de révision

Liens externes

01

Article de blog - Quels sont les avantages de la transformation digitale pour les entreprises françaises?

02

Article - Améliorer la communication interne

Bonnes et mauvaises pratiques

✔ Ne pas utiliser plusieurs tableurs de gestion interne
✔ Prévoir des opérations promotionnelles en cas de produits en stock disponibles
✔ Rendre l'information disponible pour ceux qui en ont besoin
❌ Craindre de ne pas réussir à vous servir des outils technologiques
❌ Ne pas segmenter les tâches d'un projet
❌ Ne pas privilégier la communication au sein de son équipe

Quelques exemples

Apercu logiciel Monstock

Avec l'aide d'un outil adapté à vos besoins, vous aurez une visibilité sur la gestion de vos stocks et de vos futurs réapprovisionnement.

Aperçu de Slack

Source : MacGeneration

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